VIZUÁLNÍ MANAGEMENT V PRAXI

Tomáš Sleziak
18. 2. 2018
Minut čtení: 2

Aktualizováno: 3. 3. 2018

Dnešní projektový manager má toho „na hřbetu naloženo“ čím dál tím víc. Nejenom celé projektové plánování a řízení, výstupy, komunikaci nebo vedení týmu, ale musí taky zvládnout někdy až obrovskou porci projektových dat.

Není to žádná sranda, když dirigujete třeba i několik projektů najednou a někdo shůry vám k tomu ještě něco přidá, nebo se dokonce i vy částečně podílíte na výrobním procesu projektu. Je proto až nutností mít po ruce nástroj, který Vám vše podstatné k rozhodování rychle vizualizuje.

Vizualizace dat

K projektovému plánování a řízení nestačí pouze „holá“ data efektivně sbírat, ale je potřeba je i rozklíčovat, analyzovat a možná rizika, problémy udělat viditelnými.

Protože vidět, znamená vědět!

Vizualizace vám pomůže:

zobrazit data a přemýšlet o nich v kontextu
minimalizovat zkreslení toho, co data vyjadřují
lehce srovnávat, analyzovat
včas identifikovat rizika

Zkušenosti z praxe aneb jak na to

Zkusili jste někdy vizuální management? Možná už ho částečně praktikujete a zatím o tom nemáte páru. Jedná se o koncept, který spojuje metody klasického projektového řízení s vizuálními nástroji. Nadneseně a velice jednoduše řečeno – s obrázky, grafy a tabulkami jde všechno líp, protože mozek je rychleji a snadněji zpracuje. Na data pohlédnete z jiného uhlu, získáte nadhled a využijete je efektivněji a komplexněji.

Osobně využívám 3 základní nástroje vizuálního managementu:

1. Myšlenkové mapy

Štosy papírů zavalující vaše kanceláře nikam nevedou. Navíc pouze čísla, slova a věty vás můžou při větším rozsahu projektu spíše poplést. Bez vizuálního plánování projektů hrozí taky podcenění jeho rozsahu. Je těžší si uvědomit návaznosti.

Myšlenkové mapy nám nabízí pohled (z ptačí perspektivy) na to, co nás čeká, i co je potřeba řešit - vše na jednom místě - na jednom papíře.

Myšlenkové mapy tvořím v aplikaci Coggle a díky šablonám, které jsem si vytvořil, ušetřím hromadu času.

Více o myšlenkových mapách jsem popsal zde

2. Grafy

Graf slouží k názornému zobrazení číselných hodnot a vztahů mezi nimi. A protože jsou tabulky častokrát nepřehledné, jsou grafy vítaným urychlením k pochopení. Pomohou nám, aby se "publikum" soustředilo na vybrané data a pomáhají i krystalizovat myšlenky.

Dobře provedený graf může urychlit rozhodování a navíc vedlejším efektem je úspora času.

Grafy tvořím v programu MS Excel (případně v Google Suite), kde využívám hlavně sloupcové a koláčové typy. Zaměřuji se na ukazovatele jako aktuální stav rozpracovanosti činností, vztah mezi projektem a skutečností, předpoklad vs. skutečnost.

3. Gantt diagramy

Ganttův diagram vám pomůže naplánovat harmonogram projektu v přehledné vizuální podobě – na časové ose uvidíte jednotlivé fáze, termíny a úkoly. To znamená, že se neztratíte ani v projektu, ve kterém probíhá několik činností paralelně. Neustále tak máte stav projektů pod drobnohledem v reálném čase.

Gantt diagramy tvořím v závislosti od míry komplikovanosti projektu.

Když se jedná o rozsáhlý projekt, za účasti externích zdrojů a subdodavatelů, využívám svou šablonu v MS Excel.